Por Francisco del Real - Coach Transformacional
Cuántas veces con mucho desgano debemos ir al CRM a modificar aquellas cosas que en la reunión de venta salieron a la vista, fechas de cierre, compromiso, estado y otros campos que olvidamos en el camino y que cada semana en reunión de ventas nos sacan al pizarrón.
La verdad es que con el foco en vender y cerrar todo lo que se pueda, no solo no nos deja liderar, sino que tampoco planificar. El CRM es nuestra foto diaria de actividad, planificación y pronóstico de lo que realmente seremos capaces de comprometer y cerrar. La venta es un proceso y el CRM es capaz de mostrarlo en todas sus etapas, la gran mayoría de los vendedores, lo utiliza porque es obligatorio y no actúa sobre él para evaluar su gestión, revisar el proceso y darle asertividad a su pronóstico.
No es sano y es poco profesional que en cada reunión de ventas tu jefe tenga que indicarte correcciones en el sistema, información no actualizada o realmente poco creíble, con fechas de creación de más de un año en las oportunidades o al revés, compromiso de oportunidades creadas la semana anterior.
La sanidad de un proceso de ventas está en la muestra de un funnel ídem, donde las variables de Cantidad, Balance, Calidad y Velocidad deben estar en línea, para que tu foto sea una muestra de buena actividad en el negocio.
Expliquemos algo más esto, en primera línea está el VOLUMEN, generación de oportunidades en distinto grado de madurez, donde tenemos la esperanza que se transformen en cierre en algún periodo idealmente cercano, y sobre las cuales debemos emitir un pronóstico de cierre para un período determinado. Dependiendo del tipo de negocio y el mercado en que nos movamos, el standard en ventas es 3 x 1, es decir, que, de 3 oportunidades creadas, 1 es potencial de cierre.
Entonces, mirando el volumen de nuestro funnel, lo primero que hacemos es sumar todas las oportunidades, dividirlo por 3 y revisar si es equivalente al número de la cuota. Un vendedor 4.0 entenderá que un ratio standard en estos tiempos está por debajo de lo que necesita, por lo que llevará el volumen a algo mayor, más parecido al x5 o x7, de tal manera que pueda entregar más holgura a su volumen de pipeline. Para lograr esto, en su plan contemplará acciones concretas de generación de nuevas oportunidades para aumentar volumen de su pipeline.
La segunda vista es el BALANCE, este corresponde a la vista de las estaciones en que se encuentran las oportunidades, por lo general los modelos de venta contemplan 5 estaciones para ir midiendo el avance de las oportunidades. Donde 1 es la calificación base y 5 es el cierre.
Si mi funnel está cargado a oportunidades 1, mi balance no es de los mejores, ya que muestra un buen volumen de oportunidades, pero la mayoría son muy verdes aún. Entonces debemos revisar que nuestras oportunidades avancen para que se muevan de estadio y me entreguen un mejor balance; estos movimientos de oportunidades, por lo general, requieren del apoyo de otro para avanzar hacia la meta, demostraciones de productos, reuniones técnicas, pruebas preliminares, relatos de clientes que ya lo han probado, cuadros de presencia de marca como Gartner, IDC u otros.
El validar los resultados de cada actividad realizada, y si consiguió el paso que se necesitaba cubrir es lo que permitirá pasar la oportunidad a una instancia de mayor calificación. Así, cuando ya hemos cubierto todas las dudas y tenemos la certeza que pasamos a un proceso de compras o licitación, podemos movernos hasta la instancia de “Best Case”
El tercer parámetro es la CALIDAD.
Esta vista del funnel, es la que descubre las mentiras de nosotros los vendedores con respecto a nuestras oportunidades, acá saltan oportunidades repetidas, oportunidades que son de menor tamaño al que está reflejado en sistema, calificaciones demasiado optimistas,
procesos que aún no han comenzado, en fin, todas aquellas fallas que saltan a la luz cuando hay una falta de preocupación y mala calificación de oportunidades, o definitivamente no se entiende la lógica ni la metodología bajo la cual se van traspasando las oportunidades de una estación a otra.
Para esto se requiere disciplina. Si no hay una mirada diaria de nuestra fotografía en sistema, no nos daremos cuenta hasta que nuestro jefe muestre que estamos en deficiencia de oportunidades, ya que la calidad de éstas no garantiza el asertividad que perseguimos.
Fechas de cierre imprecisas, oportunidades creadas con antigüedad infinita, montos que no coinciden con la propuesta real, etc.
Finalmente, VELOCIDAD.
¿Cuántas veces nos hemos encontrado con oportunidades que llevan más de un año en nuestro pipeline? Han ido apoyando el volumen, pero nunca entrarán en etapa de cierre, que se nos quedaron allí, que no las maté en su momento y hoy no tengo suficiente funnel, por lo que la dejo para justificar ratios, en fin, hay muchas opciones para esconder oportunidades que la velocidad delata.
La velocidad está directamente asociada a las acciones realizadas en el balance, si creo una oportunidad, la dejo allí y nunca más tengo actividad con el cliente, vegetará y su fecha de creación comenzará a alejarse del presente, sin actividad alguna que la haga cambiar de estado.
La velocidad, sin duda, está relacionada con los ciclos de generación de los diversos negocios, por ejemplo, hay proyectos de tecnología que demoran un año en entrar a la etapa de negociación, por lo que la métrica de velocidad más allá de estar en la fecha de creación está asociada a la cantidad de actividades realizadas y los avances que éstas produjeron para avanzar al compromiso y cierre.
Comentario Final
El funnel de ventas del cual todos hablamos, muchas veces olvidamos que se trata de un EMBUDO que debe graficar que se inicia desde una parte más ancha y va disminuyendo
gradualmente hasta un final más angosto, según avanzan las oportunidades en las etapas del
proceso.
El no revisar a diario nuestro CRM, hace que perdamos la visibilidad real de nuestro embudo
de ventas y gastemos tiempo y energía en dar explicaciones de lo que no hicimos, en lugar de anticiparnos y mostrar la real fotografía de nuestro actuar en el sistema.
La venta es el resultado de un proceso, en el cual se van quemando etapas en forma secuencial, si nos saltamos alguna o lo que es peor, no entendemos la lógica de la metodología, será permanente tener que dar explicaciones de no cumplimiento.💠